Checklisten zur Urlaubsvorbereitung im Büro

Für viele Angestellte ist die Urlaubszeit die schönste Zeit des Jahres. Endlich rauskommen aus dem Büro, abspannen und den Alltag hinter sich lassen. Damit dies gelingt, sollten Sie bei der Urlaubsvorbereitung strukturiert vorgehen, Stellvertreter benennen und alle wichtigen Informationen übersichtlich hinterlassen. Der folgende Ratgeber zeigt, wie es geht.

Urlaub einreichen

Die Urlaubsplanung beginnt mit der Terminfestlegung. In allen Büros gibt es hierzu Absprachen und Vorgaben. Denn es soll niemand allein und überfordert zurückbleiben, weil er/sie für sämtliche Kollegen gleichzeitig die Stellung hält. Im Projekt- oder Saisongeschäft gelten manchmal firmeninterne Urlaubssperren in arbeitsintensiven Stoßzeiten.

• Jedem Arbeitnehmer stehen laut Bundesurlaubsgesetz mindestens 24 freie Werktage pro Jahr für Erholungsurlaub zu. Als Werktage gelten die Tage Montag bis Samstag, sofern sie nicht gesetzliche Feiertage sind. Bei 5-Tage-Woche und anderen Arbeitszeitmodellen wird der Urlaubsanspruch auf der Basis von vier freien Wochen pro Jahr umgerechnet.
• Darüber hinaus kann im Arbeitsvertrag mehr Urlaubsanspruch vereinbart werden, eine Unterschreitung des gesetzlichen Anspruchs ist hingegen unzulässig.

Üblicherweise genießen Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern Vorrang bei Urlaubsterminen in der Ferienzeit. Dafür sparen andere Kollegen an den attraktiven Rabatten der Reisebranche in der Nebensaison.
Überlegen Sie auch für sich persönlich, wann Sie entspannt in den Urlaub fahren könnten, ohne ständig an drängende Fristen daheim zu denken. Die Auswahl für Sie passender Urlaubszeiträume betrifft nicht nur berufliche Aufgaben, sondern sollte auch private Verpflichtungen berücksichtigen. 
Wichtig: Buchen Sie nie eine Reise bevor Ihr Urlaubsantrag von der Personalabteilung bewilligt wurde. Das kann teuer werden. Gegen unvorhersehbare Ereignisse schützt eine Reiserücktritts-Kostenversicherung.

Abwesenheit frühzeitig kommunizieren

Informieren Sie interne und externe Partner rechtzeitig über Ihren Urlaubszeitraum. Nur wer Ihren Zeitplan kennt, kann sich danach richten.
Sofern Ihre Firma keinen für alle Kollegen sichtbaren Dienstplan aushängt, eignen sich Einträge in firmeninternen Netzwerken, Erinnerungsmails an die Stellvertreter und persönliche Gespräche für die interne Urlaubsankündigung. Sperren Sie auch unbedingt Ihren Kalender für diesen Zeitrahmen, damit niemand aus Unwissenheit Termine für Sie während Ihrer Urlaubszeit vereinbart.
Wichtige Kunden sollten Sie ebenfalls von Ihrer Abwesenheit in Kenntnis setzen. Galant gelingt dies als Anmerkung im Telefongespräch oder durch eine Zusatzzeile unter Ihrer Email-Signatur, die einen freundlichen Hinweis auf den anstehenden Erholungsurlaub, die Zeitdauer der Abwesenheit und eventuell auch schon die Kontaktdaten Ihrer Vertretung enthält.

Urlaubsübergabe vorbereiten – Stellvertretung planen, Informationen strukturieren

Bringen Sie in Erfahrung, ob es in Ihrem Unternehmen einen standardisierten Prozess für Urlaubsübergaben und entsprechende Vordrucke gibt. Wenn ja, sollten Sie diese nutzen. Viele Firmen geben Stellvertreterregelungen im Organigramm und sonstigen Arbeitsanweisungen vor, denn schließlich wird der Ersatz nicht nur bei Urlaub, sondern auch bei Abwesenheit wegen Fortbildung, Krankheit und anderen Ereignissen benötigt.
Tipp: Eventuell nutzen Sie die Situation vorm Urlaub, um eine firmenübergreifende Regelung zu initiieren.
Die Urlaubsvorbereitung ist insofern eine gute Gelegenheit, die eigene Position im Unternehmen zu reflektieren. Zunächst benötigen Sie einen Überblick über Ihr aktuelles Schaffen. Gehen Sie in sich und erstellen Sie im Zeitverlauf eine Liste aller Tätigkeiten, die Sie im Team übernehmen. Anschließend priorisieren Sie diese nach

• Aufgaben, die Sie noch vor dem Urlaub erledigen werden (die deswegen nicht delegiert werden müssen)
• wichtigen Präsenzterminen, die Ihre Stellvertretung während Ihres Urlaubs wahrnehmen muss
• laufenden internen und externen Absprachen sowie deren Hintergründen und Verhandlungszielen
• Routineaufgaben, die auch während Ihres Urlaubs anfallen und erledigt werden müssen

Überlegen Sie, welche Informationen und Hilfsmittel notwendig sind, damit Ihre Vertretung in jedem vorhersehbaren Fall handlungsfähig ist und welche Ansprechpartner bei außergewöhnlichen Vorkommnissen benachrichtigt werden sollen. Diese Instruktionen sollten Sie sodann schriftlich darlegen.
In der Regel bietet es sich an, die Übernahme aller Aufgaben auf mehrere Stellvertreter zu verteilen. So wird niemand überlastet. Bei geteilten Stellvertreteraufgaben ist es ganz besonders wichtig, die Verantwortung für die Erledigung der Prozesse klar festzulegen, um Kompetenzgerangel und halbherziges Weiterschieben bis hin zum Liegenlassen notwendiger Entscheidungen zu vermeiden.

Kein Standardprozess? Werden Sie selbst aktiv!

Gibt es keinen standardisierten Prozess für Urlaubsübergaben, müssen Sie selbst kreativ werden und eine strukturierte Sammlung wichtiger Informationen und Übergabegegenstände erschaffen, damit Ihre Stellvertreter während Ihrer Urlaubszeit für die anfallenden Aufgaben gerüstet sind.
Der Teufel steckt häufig im Detail. Besonders die Routineaufgaben werden gern vergessen, wenn Sie nicht der inhaltlichen Arbeit, sondern der Infrastruktur im Büro dienen. Die folgende Liste bekannter Organisationsfallen ließe sich vielfältig ergänzen: 

• Liegt die Bestellung von Verbrauchsmaterial in Ihrem Aufgabenbereich?
• Sind Sie morgens der Erste oder abends der Letzte, der die Bürotür aufsperrt beziehungsweise verschließt?  Verwalten Sie Briefkastenschlüssel?
• Nehmen Sie an Fahrgemeinschaften teil?
• Kochen Sie an bestimmten Tagen für das gesamte Team oder geben Sie normalerweise die Mittagsbestellung auf?
• Befüllen und Reinigen Sie einen komplizierten Kaffeeautomaten?
• Bringen Sie den Müll runter?
• Gießen Sie die Blumen?
• …

Dann treffen Sie auch hierfür Absprachen zur Vertretung! Erklären Sie komplizierte Prozesse und Geräte.

Urlaubsübergabe durchführen

Urlaubsübergaben lassen sich am besten im persönlichen Gespräch erledigen. Stellen Sie den angedachten Stellvertretern vorab Ihre Informationssammlung zur Verfügung oder vereinbaren Sie gleich mehrere Termine, um auf Rückfragen nach dem ersten Übergabetermin eingehen zu können.
Legen Sie den Termin für die Urlaubsübergabe aber nicht erst auf den letzten Tag vor Ihrem Urlaub, sondern beginnen Sie eine oder mehrere Wochen vorher mit der Einweisung Ihrer Stellvertretung, damit aufkommende Fragen noch vor Ihrer Abwesenheit gestellt werden können.
Die Übergabe vor dem Urlaub sollte enthalten:

• anstehende Termine & Fristen in zeitlicher Reihenfolge
• Zahlungstermine & -fristen nicht vergessen
• Projektstand und Ansprechpartner aktueller Vorgänge
• notwendige Vollmachten, Onlinezugänge, Passwörter und Schlüssel
• Routineaufgaben
• Vordrucke für Gesprächsnotizen
• Erläuterung des Ablagesystems

Vorsicht:

• Geben Sie Passwörter und Kontaktdaten, insbesondere von Privatkunden, nicht achtlos weiter! Halten Sie gegebenenfalls vorher Rücksprache mit der Geschäftsleitung, der IT-Abteilung oder dem Datenschutzbeauftragten. Eventuell können Sie einige Passwörter für Ihren Urlaubszeitraum vorübergehend ändern, um anschließend die volle Kontrolle und Verantwortung zurückzugewinnen.
• Vermeiden Sie persönliche Abwertungen in den schriftlichen Hinweisen. Aussagen wie „Frau XY zickig und cholerisch“ könnten sonst ein gerichtliches Nachspiel haben.

Digitale oder analoge Übergabe?

Sofern es keine verbindlichen Vorgaben gibt, stehen Sie vor der Entscheidung, ob Sie die Informationen digital hinterlegen oder in Papierform übergeben. Beides hat seine Vor- und Nachteile.

• Bei digitalen Unterlagen muss sichergestellt werden, dass die betreffenden Vertreter auch wirklich Zugang zu den Verzeichnissen haben. Ein Passwortschutz ist ratsam. Bei vielen Softwaresystemen können Sie regeln, ob für einzelne Unterordner nur eine Lese- oder auch eine Veränderungsfreigabe erteilt werden soll.
• Informationen in Papierform sind in der Regel unverschlüsselt und damit ein Sicherheitsrisiko. Andererseits bietet die Erstellung eines Papierordners die Möglichkeit, in übersichtlicher Form nur ausgewählte Informationen zu bündeln und die Stellvertretung neuen Schriftverkehr mit wenig Aufwand gleich dahinter abheften zu lassen.

Wichtig: Eine Erläuterung Ihres Ablagesystem ist wichtig, damit während des Urlaubs kein Durcheinander entsteht und damit Sie später strukturiert weiterarbeiten können. Erklären Sie, wo Ihre Vertretung welche Informationen findet und geben Sie klare Anweisungen, was wohin gespeichert/ abgeheftet werden soll.
Eine effiziente Möglichkeit ist die Bereithaltung von zwei digitalen Ordnern/ analogen Sammelboxen. In die eine kommen während Ihres Urlaubs aufkommende Informationen, die einer weiteren Bearbeitung durch Sie bedürfen. Diese Ablageinstanz hat nach Ihrem Urlaub erhöhte Priorität. Die rein informative, zweite Sammlung Ihrer Vertreter wird mit erledigten Vorgängen zur bloßen Ablage oder beiläufigen Information befüllt.
Die Kunst bei der Festlegung des Detailierungsgrades von Urlaubsübergabeordnern ist die Abwägung zwischen sinnvollen inhaltlichen Trennungen und der Schaffung von zu viel Umsetzungsaufwand. Denken Sie daran, dass die Zuordnungen auch von Ihren Vertretern zuverlässig erkennbar sein sollen. Ist der Kollege unerfahren oder die Unterscheidung zu komplex, steigt das Risiko von Fehlablagen und Sie haben hinterher einiges an Suchaufwand zu bewältigen. Im Zweifel halten Sie die Interimsablage lieber einfach und effektiv als detailreich und fehleranfällig.

Abwesenheitsnotiz/ Automatische Weiterleitungen einrichten

Auch die technische Umleitung von eingehenden Informationen während der Urlaubszeit will gründlich vorbereitet sein. Sofern Sie keine Routine bei der Einrichtung von Weiterleitungen haben, planen Sie diese einige Tage im Voraus. Versichern Sie sich, dass Sie alle notwendigen Berechtigungen zur Freischaltung von Umleitungen haben. Wenn nicht, halten Sie rechtzeitig Rücksprache mit den Administratoren. 
Überlegen Sie, auf welchen Wegen Sie im Büro Informationen erhalten und an wen Sie diese während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet werden sollen. Vorkehrungen sollten getroffen werden für:

Der letzte Tag vorm Urlaub

Im Büro sollte am letzten Tag nichts mehr schiefgehen, damit Sie Ihren Urlaub entspannt antreten können. Packen Sie Ihre Koffer daheim schon einen Tag vorher, falls es im Büro etwas länger dauert, obwohl Sie noch am selben Abend in die Ferien starten wollen.
Legen Sie keine Termine mit erheblichem Nachbereitungsaufwand auf Ihren letzten Arbeitstag vorm Urlaub.

Letzte Schritte im Büro:

• Besprechen Sie die neuesten Veränderungen mit Ihrer Stellvertretung. Nehmen Sie sich bei der Urlaubsübergabe Zeit für Fragen. Vereinbaren Sie auch gleich einen Termin für die Rückübergabe nach Ihrer Wiederkehr.
• Erstellen Sie eine Arbeitswiederaufnahme-Liste mit Aufgaben, die Sie nach Ihrem Urlaub erledigen wollen. Das schriftliche Festhalten hilft einen Cut zu setzen und gedanklich vorübergehend loszulassen.
• Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf, damit Sie nach dem Urlaub motiviert neu starten können.
• Entsorgen Sie nicht mehr benötigte Unterlagen und entfernen Sie verderbliche Lebensmittel aus dem Gemeinschaftskühlschrank.
• Schalten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für Emails/ Anrufe und die automatischen Weiterleitungen aktiv.
• Übergeben Sie Passwörter, Schlüssel, Vollmachten und Geräte.

Im Urlaub

Eigentlich dient der Urlaub der Erholung und sollte frei von jeglicher Arbeit gehalten werden. Faktisch ist das bei immer weniger Arbeitnehmern der Fall. Führungskräfte sind häufig sogar verpflichtet, auch im Urlaub erreichbar zu sein. Der digitalen Entwicklung zum Trotz sollten Sie versuchen, so wenig wie möglich bei erholsamen Aktivitäten gestört zu werden.
Kommunikationsverhalten im Urlaub:

• Vereinbaren Sie feste Zeiten, zu denen Sie erreichbar sind. Bedenken Sie bei Fernreisen die Zeitverschiebung zwischen heimischem Büro und Urlaubsziel.
• Unterstreichen Sie die thematische Eingrenzung von beruflichen Emailweiterleitungen und Telefongesprächen auf wirklich wichtige Sachverhalte, die Ihrer persönlichen Mitwirkung bedürfen.
• Ignorieren Sie Kontaktaufnahmen von Kollegen über die sozialen Netzwerke.

In den ersten Tagen verspüren nicht wenige Menschen den Impuls von sich aus in der Firma anzurufen und nachzuhaken. Sie können schlecht abschalten. Es handelt sich dabei um Warnzeichen eines Burn-Outs.
Urlaub genießen! Wiederstehen Sie Ihrem Kontrollbedürfnis und lassen Sie sich stattdessen auf die neuen Impulse Ihrer Urlaubsumgebung ein. Nur wer regelmäßig loslässt und Kraft schöpft, erhält langfristig seine Gesundheit und Leistungsfähigkeit.

Nach dem Urlaub

Willkommen zurück! Bringen Sie in Erfahrung, wie es um Ihre Projekte steht. Besprechen Sie anstehende Arbeitsschritte mit Ihrer Urlaubsvertretung. Kontrollieren Sie eingegangene Post und Emails. Deaktivieren Sie Telefon- und Emailweiterleitung. Nehmen Sie sich Ihre Arbeitswiederaufnahme-Liste zur Hand und schreiten Sie erholt zur Tat.