Einrichtungsfehler im Büro vermeiden
17 Millionen Menschen in Deutschland arbeiten täglich in Büros. Wo viele Personen zusammentreffen, bedarf es baulicher und organisatorischer Maßnahmen zur Vorbeugung von schneller Materialabnutzung und Konflikten. Zur Vermeidung von Büromöbelverschleiß und Mitarbeiterfluktuation lohnt es sich, den Blick für häufige Fehlerquellen bei der Büroeinrichtung zu schärfen.
Fehler #1: Platzmangel – Wenig Stauraum und zu kleine Schreibtische
Nummer 1 auf der Liste suboptimaler Büroeinrichtung ist Platzmangel. Wenn keine geeignete Ablage vorhanden ist, finden Mitarbeiter kreative, aber häufig unästhetische Ersatzlösungen. Das beginnt schon beim Ablegen der Straßenkleidung. Schaffen Sie unbedingt eine Garderobe an, wenn sie verhindern wollen, dass bunte Jacken die Rückenlehnen Ihrer Schreibtischstühle zieren.
Bei Platzmangel stapeln sich die Akten auf dem Schreibtisch. Das ist nicht nur in Hinblick auf den Datenschutz ein Fiasko, sondern zermürbt auch den Arbeitselan. Ordnung kann nur gelingen, wenn genügend Schränke und Schubladen vorhanden sind, um nicht benötigte Arbeitsmittel zu verstauen. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter mindestens einen Schreibtischcontainer bekommen, besser noch einen großen Aktenschrank für seine Aufzeichnungen, Ordner, Skizzen und Büromaterial. Auf den Schreibtisch gehört nur das, was häufig verwendet wird wie Tastatur, Notizblock und Locher sowie die Unterlagen zum aktuellen Arbeitsvorgang.
Die optimale Schreibtischgröße hängt von der Tätigkeit ab. Wird noch viel mit Papier gearbeitet, benötigen Sie große Flächen zur übersichtlichen Bearbeitung. Als Richtmaße für Tischplatten im Büro gelten mindestens 160 cm Breite x 80 cm Tiefe. Bei reinen Bildschirmarbeiten beträgt die Mindestbreite für Schreibtische 120 cm. Zusätzlicher Platzbedarf ergibt sich für Peripheriegeräte wie weitere Monitore, diverse Eingabehilfen oder Tischscanner. Schlussendlich sollten mindestens 0,96 m² netto als nutzbare Arbeitsfläche auf jedem Schreibtischplatz vorhanden sein. Bedenken Sie außerdem, dass unter der Arbeitsplatte trotz Schreibtischcontainer und Kabelei noch genügend Beinfreiheit bleibt. Im Sitzen sollten mindestens 85 cm Fußraumbreite vorhanden sein, bei wechselnden Tätigkeiten 120cm und mehr.
Fehler #2: Schreibtisch falsch platzieren
Optimalerweise können Arbeitnehmer vom Schreibtisch aus nach draußen sehen. Ein Schreibtisch sollte aber nie direkt vorm Fenster stehen. Am besten ist der Lichteinfall von der Seite, also wenn der Schreibtisch im rechten Winkel zum Fenster platziert wird. Dadurch müssen Arbeitnehmer nicht bei Gegenlicht arbeiten und haben die Sonne auch nie komplett im Rücken, was bei Bildschirmarbeiten blendet.
Tipp: Viele Menschen fühlen sich wohler, wenn sie gleichzeitig die Tür im Blick haben. Hierbei spielt die Psychologie eine Rolle. Evolutionär bedingt wollen wir sehen, wer oder was auf uns zukommt, um uns innerlich auf die Begegnung vorbereiten zu können.
Fehler #3: Unbequeme Stühle
Wer lange sitzt, benötigt einen ergonomischen Bürodrehstuhl. Dynamisches Sitzen beugt Verspannungen, Rückenschmerzen und Konzentrationsstörungen aufgrund mangelnder Durchblutung vor.
Der optimale Schreibtischstuhl sollte eine verstellbare Sitzhöhe- und tiefe, eine atmungsaktive Rückenlehne mit ausreichend Breite, angenehme Polsterung, Armlehnen und eine Federung aufweisen. Weitere Kriterien für Bürostühle finden Sie hier: https://www.delta-v.de/ergonomische-bildschirmarbeitsplaetze/.
Nicht nur am Schreibtisch sind bequeme Stühle gefragt. Sorgen Sie für eine abwechslungsreiche Sitzposition im Tagesverlauf. Das gelingt durch verschiedene Sitzgelegenheiten im Büro, in Konferenzräumen, in der Werkstatt und in der Kantine. Stellen Sie zum Beispiel Hocker und hohe Stühle in Begegnungszonen zur Verfügung oder Ledersofas mit geringer Sitzhöhe in den Pausenraum.
Hier sitzen Sie bequem:
Fehler #4: Kein Durchkommen aufgrund geöffneter Schranktüren
Dass Türen und Hauptwege in Büros aus Brandschutzgründen freibleiben müssen, ist mittlerweile geläufig. Häufig übersehen hingegen werden Engpässe, die durch geöffnete Schranktüren oder Schubladen entstehen. Steht der Bürostuhl in einem zu engen Korridor zwischen Schreibtisch und Aktenablage mit Flügeltüren, überschneiden sich Öffnungswinkel der Schranktür und Sitzfläche, was jede Entnahme von Arbeitsmaterial zum Balanceakt werden lässt. Gleiches geschieht, wenn Schranktüren in Eckbereichen in die falsche Richtung schlagen und der Mitarbeiter beim Öffnen hinter der Türfront verschwindet, allerdings das entnommene Material den Weg zum Schließen der Tür versperrt.
Kontrollieren Sie deshalb anhand der Grundrisse oder direkt vor Ort, dass zusätzlich zu den Grundflächen der Möbelstücke auch ausreichend Platz für die Schwenkbereiche von Flügeltüren und den Auszugsraum von Schubladen kalkuliert wurde. Es reicht dabei nicht, wenn die Ausläufer nicht an benachbarten Möbelstücken anschlagen, sondern es muss genügend Bewegungsfläche da sein, um bei voll geöffneter Tür oder Schublade am Schrank vorbeizulaufen.
Manchmal funktioniert das, indem auf gleicher Position die Anschlagseite der Tür gewechselt oder ein vorhandener Schrank im Ganzen woanders platziert wird. Echte Alternativen bei wenig Platz bieten Schränke mit Schiebetüren, Rollladenschränke oder offene Regale, die keinen Platz zum Ausziehen benötigen.
Hier ist alles platzsparend verstaut:
Fehler #5: Unruhe durch zu viel visuelle Ablenkung
Manche Räume wirken beim Betreten überladen. Das hat verschiedene Gründe:
| Ursache |
Beschreibung |
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zu viel Dekoration |
Der ein oder andere Blickfang hebt das Ambiente. Steht allerdings überall irgendwas herum, findet der Betrachter keinen Fokus und es stellt sich ein Gefühl der Überforderung durch die Masse an Details ein. Außerdem steigt der Putzaufwand. Weniger ist mehr. |
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keine klare Struktur |
Büros mit zusammengewürfelter Einrichtung laufen Gefahr, unstrukturiert zu wirken. Stellen Sie die Möbel so, das gedachte Linien am Fußboden durch andere Einrichtungsstücke verlängert oder wieder aufgegriffen werden. Auch in der horizontalen Ansicht sollten Einheiten gebildet werden: Verschiedene Schränke sollten gleiche Höhen aufweisen und offene Regale, die nicht die gleichen Fachablagehöhen haben, nicht direkt nebeneinanderstehen. |
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stechende Farbkontraste |
Eine Flut an bunten Ordnern, Bücherrücken und grellen Gebrauchsgegenständen ziert so manche Bürowand und hinterlässt dabei ein unterschwelliges Gefühl von Chaos beim Betrachter. Lösen Sie dieses Problem durch geschlossene Aufbewahrungselemente. Die Schränke sollten dabei farblich zueinander und zum Fußboden passen. Geschlossener Stauraum ist unverzichtbar in Büros mit Besucherverkehr oder wenn Sie aus anderen Gründen schnell aufräumen müssen: In der Schublade oder hinter Schranktüren verschwindet alles, was weniger präsentabel erscheint blitzschnell aus der Sicht. |
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hyperflexibles Inventar |
Mobile Tische, Stühle und Aufbewahrungselemente liegen im Trend. Aber Menschen sind Gewohnheitstiere und benötigen feste Ankerpunkte zur Orientierung. Charakteristische Einrichtungselemente wie massive Schränke, große Konferenztische, Wandbilder und dekorative Blumenkübel sollten sich deshalb der überbordenden Flexibilität verweigern und stets an ihrem Platz bleiben. |
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offene Kabel |
Offene Kabel sind undekorativ, im schlimmsten Fall sogar gefährlich. Kabelsalat am Boden stellt eine Stolperfalle dar und ist obendrein ein hässlicher Schmutzfänger. Verstecken Sie unverzichtbare Kabel in Kabelkanälen im Boden oder an der Wand entlang. Nutzen Sie Schreibtischmöbel mit Kabelwannen und Kabelauslässen an der Rückwand. |
Fehler #6: Falsche Beleuchtung
Natürliches Sonnenlicht ist die gesündeste Beleuchtung – allerdings kommt es auf den Einfallwinkel an. Büros in südlicher Ausrichtung benötigen unbedingt einen Sonnenschutz in Form von Fensterrollladen, Vorhängen oder Markisen. Selbiges gilt für Räume mit Leinwandprojektoren, die bei Bedarf abgedunkelt werden sollen.
Monitore sollten der Sonne immer abgewendet positioniert werden, damit keine Blendung entsteht und keine unschönen Schatten die Augen strapazieren. Alle Bildschirme sollten bei der Anschaffung matt oder zumindest entspiegelt, mit guter Auflösung und flackerfreier Anzeige gewählt werden.
Künstliches Licht darf nicht zu grell sein, da sonst eine unbehagliche Atmosphäre entsteht. Raumübergreifende Deckenbeleuchtung kann durch dezentrale Schreibtischlampen oder Stehleuchten ergänzt werden. Achten Sie bei der Lampenposition darauf, dass kein Schattenwurf das Arbeitsmaterial verdunkelt. Dagegen hilft indirekte Beleuchtung oder eine ergänzende Lichtquelle von der anderen Seite.
Fehler #7: Raumklima – zu warm, zu kalt, zu feucht
Temperaturwahrnehmung ist sehr individuell und häufiges Gesprächsthema im Büro. Die einen bibbern, die anderen schwitzen schon. Der angestrebte Kompromiss für Büroräume liegt bei einer Temperatur von 20 bis 22 °C. Weitere, wichtige Regeln zum Raumklima sind:
- Maximale Temperatur: Die Arbeitsstättenverordnung legt keine genauen Grenzwerte fest, allerdings gilt das Arbeiten bei über 30 °C als nicht mehr optimal und es müssen Gegenmaßnahmen vom Arbeitgeber getroffen werden. Dazu zählen neben zusätzlicher Kühlung durch einfache Ventilatoren auch die Lockerung von Kleidungsvorschriften und die Bereitstellung kalter Getränke. Bei über 35 °C ist ein Raum als Arbeitsraum unbrauchbar.
- Anordnung von Heizungen: Der Heizungsbedarf in Großraumbüros wird durch die Abwärme von technischen Geräten und den Aufenthalt vieler Menschen gemindert. Heizungen dürfen nicht durch sperrige Möbel verstellt werden, damit sich die Wärme gleichmäßig im Raum verteilt. Achten Sie bei der Einrichtung auf die Lage von Wärmequellen und platzieren Sie Rechner zum Beispiel nie direkt neben der Heizung, damit die Prozessoren nicht überhitzen. Auch das Temperaturgefälle von oben nach unten spielt eine Rolle. Menschen fühlen sich unwohl, wenn sie einen warmen Kopf, aber kalte Füße haben. Da warme Luft nach oben steigt und schwerere, kalte Luft zu Boden sinkt, muss in einem solchen Fall die Luftströmung stärker durchmischt werden.
- Luftfeuchtigkeit: Die optimale Luftfeuchtigkeit in Büroräumen liegt bei 50 %. Der angenehme Bereich erstreckt sich zwischen 40 % und 60 % Luftfeuchte. Sinkt die Luftfeuchtigkeit unter 30 %, sollten Sie in Räumen ohne Klimaanlage Gegenmaßnahmen ergreifen und zum Beispiel Luftbefeuchter an den Heizungen anbringen.
- Schimmel: Eine zu hohe Luftfeuchtigkeit begünstigt Schimmelbildung. Dagegen hilft häufiges Stoßlüften. Zur Vermeidung von Schimmelbefall sollten Sie hinter großen Schränken immer ein paar Zentimeter Platz zur Wand frei lassen, damit sich keine Feuchtigkeit ansammelt und die Luft zirkulieren kann.
- Klimaanlagen: Klimaanlagen haben mehr Funktionsumfang als Heizungen. Sie können die Raumtemperatur erhöhen oder senken, die Luftfeuchtigkeit regulieren und die Luftströmung beeinflussen. Das Klima berücksichtigt zusätzlich die sonstige Zusammensetzung der Luft. Fortschrittlichen Raumluftanlagen entziehen unangenehme Gerüche durch metabolische Filter.
Fehler #8: Lärm lenkt ab
Gespräche und laute Telefonate stören beim konzentrierten Arbeiten. Abhilfe schaffen akustische Trennwände zwischen den Schreibtischen. Auch Wandabsorber, Deckensegel und Teppiche vermindern den Lärmpegel im Großraumbüro. Weitere Tipps gegen Lärm:
- Fenster & Türen: Schließen Sie die Fenster, um Straßenlärm draußen zu halten. Geschlossene Zimmertüren vermeiden die Schallübertragung aus Nachbarräumen. Laute Drucker und Geräte sollten nicht direkt bei den Schreibtischen stehen, sondern in einer abgeteilten Nische, auf den Gängen oder in einer separaten Kammer untergebracht werden.
- Schall: Direktschall ist schwer auszublenden. Generell wird Lärm erträglicher, umso häufiger die Schallwellen gebrochen werden und schlussendlich in einem undefinierbaren Klangteppich untergehen. Büromöbel mit Akustikwänden sorgen für eine solche Schallbrechung.
- Einteilung: Organisatorisch lässt sich Lärm vermeiden, indem Sie Ihre Büroräume funktional in laute und leise Bereiche einteilen. Entlasten Sie die Arbeitsräume von unnötiger Lautstärke durch die Auslagerung von Begegnungszonen und Konferenzräumen, in denen ihre Belegschaft ungezwungen plaudern kann. Am Anfang bedarf es einiger Durchsetzungsstärke und eventuell ergänzender Beschilderung. Hat sich die akustische Unterteilung aber einmal eingebürgert, profitieren alle von den entstandenen Rückzugsmöglichkeiten.
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Fehler #9: Fehlende Abfallbehälter
Fehlende oder unterdimensionierte Abfallbehälter im Büro haben unangenehme Konsequenzen. Wer ständig seinen zu kleinen Papierkorb hinaustragen müsste, verzichtet vielleicht aus Bequemlichkeit auf regelmäßiges Aussortieren. Dabei belastet unnötiger Ballast die Arbeitsdisziplin, vollgestopfte Schränke verärgern die Kollegen. Empfehlenswert sind nach Abfallart getrennte Sammelbehälter:
- Papierkörbe gehören unter jeden Schreibtisch.
- Gelbe Säcke für Verpackungsmaterial und Biomülleimer für Essensreste reichen in geringerer Stückzahl, sollten allerdings bei verderblichen Inhalten häufiger geleert werden.
- Abfallbehälter mit Deckel bieten Geruchsschutz. Das beugt zwischenmenschlichen Konflikten um geruchsintensive Speiserückstände vor.
Überquellende Mülleimer trüben den Anblick von Geschäftsräumen gewaltig. Sorgen Sie dafür, dass genügend Abfallbehälter vorhanden sind und diese regelmäßig geleert werden.
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Fazit
Bei der Büroeinrichtung gibt es Einiges zu beachten. Es beginnt mit der Wahl richtiger Büromöbel, Stühle und Schreibtische. Ausreichend Stauraum sollte vorhanden sein. Die Quellen für visuelle Ablenkung sind vielfältig und bergen vermeidbare Einrichtungsfehler. Falsche Beleuchtung kann genauso anstrengen wie Lärm bei Arbeit. Das optimale Klima in Büroräumen umfasst eine Raumtemperatur von 20 bis 22 ° C bei einer Luftfeuchte von 40 bis 60 %. Abfallbehälter dürfen in keinem Büro fehlen.
