Erfolgreich durchstarten im Homeoffice

Immer mehr Menschen in Deutschland arbeiten gern und oft von zu Hause aus. Was es für Selbstständige und Arbeitnehmer bei der Einrichtung des Homeoffice zu beachten gibt, wie Sie Ihr Homeoffice steuerlich absetzen können und wann Ihr privater Vermieter ein Mitspracherecht hat, erklärt der folgende Ratgeber.

Für wen eignet sich das Homeoffice?

• Das Homeoffice ist eine flexible Alternative zum Großraumbüro. Der größte Vorteil liegt in der schnellen Erreichbarkeit. Lange Wege zur Arbeitsstätte fallen an Homeoffice-Tagen weg, der Kampf durch den Berufsverkehr erübrigt sich ebenso wie die Mehrkosten durch Benzin oder Fahrticket.
• Wer im Homeoffice arbeiten will, sollte seinen Tag selbst strukturieren können. Denn zu Hause lauern einige Ablenkungen. Wer den Haushalt, die Familie und private Verpflichtungen zu Gunsten der Arbeit daheim nicht zeitweilig ausblenden kann, ist im Büro besser aufgehoben.
• Ohne Ortswechsel lässt sich Berufliches und Privates leichter unter einen Hut zu kriegen. Menschen mit Mobilitätseinschränkungen, junge Eltern, Alleinerziehende, pflegende Angehörige und Freelancer genießen die zeitliche Flexibilität. In Ihrer privaten Wohnung können Sie auch abends noch schnell Akten studieren, Emails checken und Telefonate führen.
• Nachweislich haben Arbeitnehmer im Homeoffice weniger Fehlzeiten aufgrund von Krankheit. Das liegt zum einen daran, dass sie nicht täglich in direktem Kontakt zu vielen Menschen stehen, zum anderen ist durch den Entfall des Arbeitsweges ein großer Stressfaktor eliminiert.

Den richtigen Standort für das Homeoffice auswählen

Schaffen Sie sich eine angenehme Arbeitsatmosphäre, damit Sie im Homeoffice konzentriert und produktiv arbeiten können. Das beginnt bei der Wahl eines geeigneten Arbeitsplatzes innerhalb Ihrer Wohnung. Überlegen Sie, wo Sie Ihren Schreibtisch hinstellen könnten, um weder durch den Lärm einer Hauptverkehrsstraße noch durch eventuellen Trubel im Treppenaufgang gestört zu werden.
Zur Trennung von Arbeit und Privatleben empfiehlt es sich, einen separaten Raum als Arbeitszimmer einzurichten. Auch zur Erlangung finanzieller Erleichterungen ist ein separater Raum erforderlich. Diese werden weiter unten in diesem Ratgeber behandelt.
Übrigens: Für Arbeitnehmer gelten auch im Homeoffice die Arbeitsstättenordnung (ArbStättV) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet sicherzustellen, dass diese von der Einrichtung an Ihrem heimischen Arbeitsplatz erfüllt werden. Deswegen ist es üblich, dass sich Arbeitgeber bei Homeoffice-Vereinbarungen ein Zugangsrecht für Ihre Privatwohnung einräumen lassen. Bevor Sie ein Zutrittsrecht für die Wohnung vereinbaren können, müssen alle eventuellen Mitmieter damit einverstanden sein.

Ergonomische Einrichtung für das Homeoffice nutzen

Ein ergonomischer Arbeitsplatz im Heimbüro umfasst mindestens einen Bürodrehstuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Zusätzliche Schränke und Ablagen schaffen Stauraum und helfen Ordnung zu halten. Sie zählen zur Grundausstattung.
Wenn Sie sich auf die Suche nach Möbelstücken für Ihren heimischen Arbeitsplatz begeben, werden Sie merken: Büromöbel sind teuer. Außerdem wollen viele Homeoffice-Einrichter die brachiale Optik von grauen Rollladenfronten und Stahlfächerböden im Privatbereich gern vermeiden.

Der Bürostuhl

Wer bequem sitzt, kann sich besser auf seine Aufgaben konzentrieren und arbeitet effizienter. Wenn Sie mehrere Stunden am Tag im Sitzen von zu Hause arbeiten, benötigen Sie einen passenden Bürostuhl zur Vorbeugung von Rückenleiden und anderen Beschwerden.
Die Anforderungen an einen ergonomischen Büroarbeitsstuhl sind:

• Sitzplatz höhenverstellbar und mit Federung
• Design des Sitzes unterstützt die natürliche Haltung der Wirbelsäule
• Rückenlehne ist breit genug und bietet genügend Auflagefläche
• Bewegung von Sitzfläche und Rückenlehne sind aufeinander abgestimmt
• Sitztiefe und Lordose-Stütze einstellbar
• Atmungsaktives Material der Polsterung
• Armauflagen beidseitig vorhanden und individuell einstellbar
• Rollen im unbelasteten Zustand angebremst

Der Schreibtisch

Die empfohlene Schreibtischgröße beträgt mindestens 160 cm x 80 cm in Breite und Tiefe.  Noch abwechslungsreicher und rückenschonender arbeiten Sie an einem Sitz-Steh-Schreibtisch.
Die Kosten für die Anschaffung eines Bürodrehstuhls und eines Sitz-Stehschreibtischs können sowohl bei Arbeitnehmern als auch bei Selbstständigen finanziell bezuschusst werden. Wichtig ist, dass der entsprechende Antrag auf Kostenübernahme schon vor dem Kauf der Büromöbel bewilligt sein muss.

Schränke und Rollcontainer

Nichts ist so demotivierend wie ein Schreibtisch, auf dem sich die Unterlagen stapeln. Auch im Homeoffice benötigen Sie Stauraum zur Aktenablage. Für das Volumen Ihrer Staufächern gilt: Lieber etwas mehr als zu wenig. Schließlich benötigen Sie nicht nur Stellfläche für Aktenordner und Geräte, sondern auch Platz für Verbrauchsmaterial wie Druckerpapier, Klarsichthüllen, Briefumschläge und Ersatzpatronen.
Regale prägen einen offenen Wohncharakter. Zum schnellen Aufräumen sind blickdichte Schrankfronten besser geeignet. Finden Sie Ihre persönliche Mischung aus beiden Elementen.
Sideboards sind niedriger als große Schrankfronten. Sie sind Stauraum und Ablagefläche zugleich. 
Wichtig: Auch zu Hause sind Sie verpflichtet, die Vertraulichkeit von Unterlagen zu gewährleisten. Lassen Sie deshalb Kundendaten nie offen auf dem Schreibtisch liegen und verschließen Sie entweder Ihre Büromöbel oder das gesamte Arbeitszimmer, wenn Sie Besuch haben.
Rollcontainer sind in der Regel abschließbar und im Fassungsvermögen für kleine Arbeiten daheim perfekt. Nehmen Sie nur gelegentlich Arbeitsordner mit nach Hause, lassen sich diese im Rollcontainer gegen unbefugten Einblick durch Dritte sichern. Ein freistehender Rollcontainer eignet sich zudem als Untersatz für Drucker und andere technische Geräte.

Tagesstruktur und Work-Life-Balance

Für Arbeitnehmer gilt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) auch im Homeoffice. Die Stundenanzahl ist im Arbeitsvertrag verbindlich festzulegen. Der Anspruch auf Pausen und Ruhephasen besteht bei Arbeiten von zu Hause ebenso wie in der Betriebsstätte des Arbeitgebers. Da die Arbeitszeit im Homeoffice schlecht kontrollierbar ist, vereinbaren Arbeitgeber alternativ zum Stundenzettel gern „Vertrauensarbeitszeit“. Das bedeutet, dass Sie Ihre Tätigkeiten selbst planen dürfen, sofern Sie vereinbarte Arbeitsergebnisse erreichen. Die Vertrauensarbeitszeit ist umstritten, denn der Übergang zur unbezahlten Mehrarbeit, zur Scheinselbstständigkeit und der Selbstausbeutung des Arbeitnehmers ist fließend.
Selbstständige im Homeoffice erfahren häufig die Schattenseiten flexibler Arbeitsorganisation: morgens reißt Sie der erste Kundenanruf aus dem Bett, erst kurz nach Mitternacht wird die letzte Email beantwortet. Das ist auf Dauer gesundheitsschädlich.
Tipp: Egal ob Angestellter oder Freelancer: Achten Sie darauf, dass Sie zwischendurch gedanklich von der Arbeit abschalten können.

Tipps für produktives Arbeiten im Homeoffice

Vielen Menschen fällt es schwer, sich ungestört Freizeitaktivitäten und der Familie zuzuwenden, wenn sich das Büro nur eine Tür entfernt vom Privatbereich befindet. Andersherum sind die Ablenkungsmöglichkeiten im Homeoffice verlockend. Wenn keine soziale Kontrolle durch einen Chef oder Kollegen vorhanden ist, wird gern ausgiebig im Internet gesurft, während die eigentliche Arbeit liegen bleibt.  Gegen das Phänomen der verschwommenen Grenze zwischen Beruf und Privatleben hilft nur Disziplin:

• Zwingen Sie sich nur am Schreibtisch/ im Büroraum zu arbeiten. Das schafft eine klare, physische Trennung.
• Immer wenn Sie den Büroraum betreten, sollten Sie gedanklich eine Arbeitshaltung einnehmen und Ihr Privatleben ausblenden. Manchmal hilft das Anlegen von Bürokleidung, um den Übergang für sich selbst spürbar zu gestalten.
• Legen Sie Kernarbeitszeiten fest, in denen Sie für Kollegen oder Kunden erreichbar sind. Außerhalb dieser Zeiten können Sie ungestört Arbeiten mit erhöhter Konzentrationsleistung vollbringen.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre geschäftliche Erreichbarkeit getrennt von der privaten Kommunikation organisiert ist, damit Sie sie nach Feierabend und im Urlaub abschalten können.
• Räumen Sie sich im Tagesverlauf zeitlich begrenzte Pausen von der Arbeit ein. Zur gedanklichen Abwechslung können Sie den Haushalt bewirtschaften, kleine Spaziergänge unternehmen oder kurze Wege erledigen. Aber bleiben Sie konsequent in Ihrer Zeitplanung und widerstehen Sie der Versuchung ausgedehnter Treffen mit Freunden und ähnlichem, während im Büro die Arbeit liegen bleibt.
• Wirken Sie der sozialen Isolation im Homeoffice entgegen, indem Sie beruflich regelmäßig Außentermine mit Ihren Auftraggebern oder im Büro Ihres Arbeitgebers wahrnehmen.
• Achten Sie darauf, dass private Freunde nicht zu kurz kommen. Damit Ihr Leben nicht irgendwann nur noch aus Arbeit besteht.

Finanzielle Aspekte des Homeoffice für Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber sind Arbeitnehmer im Homeoffice eine Kostenersparnis, denn Sie benötigen keinen ständigen Arbeitsplatz im Büro. Dennoch gelten die gleichen Fürsorgepflichten. Arbeitsmittel für Angestellte müssen vom Arbeitgeber gestellt werden.
Die Krux ist, dass es in Deutschland keinen Anspruch auf Homeoffice gibt und Ihr Arbeitgeber dadurch nicht verpflichtet ist, Ihre Heimarbeit zu unterstützen, sofern er Ihnen einen festen Arbeitsplatz in seinen Räumen zur Verfügung stellt.
Regeln Sie die Einzelheiten in einer Homeoffice-Vereinbarung als Anlage zu Ihrem Arbeitsvertrag. Beispielhafte finanzielle Vorteile für Sie könnten sein, dass der Arbeitgeber Ihnen technische Geräte für die Arbeit von zu Hause aus überlässt, die Anschaffung von Büromöbeln bezuschusst oder sich anteilig an den Kosten für Virenschutzprogramm und Ihre Internetverbindung beteiligt. Die Erstattung gegen Vorlage von Quittungen ist ebenfalls möglich. 
Auch ohne direkte Zuschüsse kann die Arbeit im Homeoffice wegen ihrer Kostenersparnis für Selbständige und Arbeitnehmer attraktiv sein. Einsparpotentiale sind:

• Sie sparen viel Geld, wenn lange Arbeitswege und auswärtige Mahlzeiten entfallen.
• Zu Hause können Sie täglich frisch kochen und eine effiziente Vorratswirtschaft aufbauen.
• Kosten für Kinder- und Seniorenbetreuung fallen geringer aus, wenn Sie sie als Angehöriger mit zeitlicher Flexibilität dank Homeoffice selbst übernehmen.
• Bei gutem Timing benötigen Sie als Familie kein zweites Kraftfahrzeug oder ÖPNV-Ticket, wenn jemand mehrheitlich von daheim aus arbeitet.

Steuerliche Absetzbarkeit der Aufwendungen

Kosten für das Homeoffice können bei Angestellten und nebenberuflich Selbstständigen als Werbungskosten steuerlich abgesetzt werden. Voraussetzung ist, dass das Arbeitszimmer ein separater Raum ist, welcher nahezu ausschließlich der Erzielung von Einkünften dient.
Beispiel: Eine Schreibtischecke im Wohnzimmer oder ein WG-Zimmer mit Arbeitsplatz und Schlafcouch erfüllen die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit nicht, denn hier überwiegt der Charakter des privaten Wohnumfelds. Durchgangszimmer sind ebenfalls nicht absetzbar, da sie eine weitere als die reine Arbeitsfunktion haben.
Selbstständige und Arbeitnehmer, die ihren beruflichen Mittelpunkt komplett zu Hause haben, können die Kosten für das Heimbüro komplett steuerlich geltend machen. In Frage kommen die Kosten für:

• Arbeitsmittel wie Möbel, technische Geräte und Verbrauchsmaterial
• anteilige Miete des Arbeitsraums und die anteiligen Betriebskosten (Strom, Wasser, Heizung)
• bei Eigentumswohnungen die Finanzierungskosten und Abschreibungen
• Ausgaben für Renovierungen, Tapeten und Teppichböden

Wichtig: Bewahren Sie alle Quittungen und Zahlungsbelege für Büroanschaffungen auf und bemühen Sie sich vor der Erstellung Ihrer nächsten Steuererklärung um fachlichen Rat zum steuerlichen Optimierungspotential.

Wann ist das Homeoffice in Privatwohnungen erlaubt?

Wenn eine Wohnung zu Wohnzwecken angemietet wurde, bestehen einige Einschränkungen für die Nutzung. Involvieren Sie Ihren Vermieter. Sonst riskieren Sie eine Abmahnung wegen vertragswidriger Nutzung, eine Unterlassungsaufforderung oder gar eine fristlose, ersatzweise ordentliche Kündigung des Mietverhältnisses. Recherchieren Sie bei Bedarf relevante Gerichtsurteile zu den erlaubten Tätigkeiten im Homeoffice.
Die gute Nachricht zuerst: Die Einrichtung eines Arbeitszimmers ist vom Wohngebrauch erfasst. Gelegentliche Arbeiten am Computer und das Führen von Telefonaten durch einen Arbeitnehmer sind unproblematisch für ein privates Mietverhältnis. Sie sollten solche Tätigkeiten zwar beim Vermieter anzeigen, dieser hat sie aber zu dulden solange andere Mieter sich nicht gestört fühlen und die Wohnung dadurch nicht mehr als nur beim normalen Wohnen abgenutzt wird.
Anders verhält es sich, wenn Sie Ihren kompletten Lebensunterhalt in der Wohnung verdienen, also Ihr Arbeitgeber gar keinen sonstigen Büroplatz für Sie bereithält oder Sie als Selbstständiger die Wohnung zu gewerblichen Zwecken nutzen. Dann sollten Sie dies unbedingt mit Ihrem Vermieter abstimmen und schriftlich vereinbaren. Der Vermieter muss der gewerblichen Nutzung nicht zustimmen.
Vorsicht ist immer dann geboten, wenn die Nutzung der Wohnung zur Erzielung von Einkünften nach außen in Erscheinung tritt, weil Sie zum Beispiel Ihre Privatadresse auf Rechnungen und Visitenkarten verwenden, ein Schild am Briefkasten anbringen wollen oder Arbeitnehmer beschäftigen. Hier hat der Vermieter definitiv ein Mitspracherecht.
Auch reger Kundenverkehr im Treppenhaus kann eine vertragswidrige Nutzung begründen. Ebenso übermäßiger Lärm, den andere Mieter im Wohnhaus nicht dulden müssen. Unerlaubte Untervermietung ist ebenso ein Kündigungsgrund.
Hinweis: Hintergrund der zunehmend restriktiven Handhabung von Nutzungsauflagen durch die Vermieter ist, dass Wohnungsmietverträge einer wesentlich strengeren Regulierung unterliegen als Gewerbemietverträge. Gewerbemietern kann die Miete leichter erhöht werden, außerdem gelten viele Regelungen zum Kündigungsschutz nicht so wie bei Wohnmietverhältnissen.